I. Đặc trưng của văn bản thông tin
Văn bản thông tin là loại văn bản chủ yếu dùng để cung cấp thông tin. Trong đời sống, có nhiều loại văn bản thông tin khác nhau như: báo cáo, bản tin, thông báo, thư từ, diễn văn, tiểu luận,...
Để đảm bảo tính chính xác, khách quan, văn bản thông tin thường dẫn tên người, địa điểm, thời gian, số liệu xác thực, có thể kiểm chứng được. Ngôn ngữ trong văn bản thông tin sáng rõ, đơn nghĩa. Việc sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ như hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ,... góp phần giúp cho người đọc dễ tiếp nhận và ghi nhớ thông tin.
Để tăng thêm hiệu quả tác động đối với người đọc, đôi khi văn bản thông tin lồng ghép thông tin với một hay nhiều yếu tố như miêu tả, tự sự, biểu cảm, nghị luận. Tuy vậy, việc lồng ghép những yếu tố này phải đảm bảo không được làm mất đi tính chính xác, khách quan của văn bản thông tin.
II. Bản tin
Bản tin là một loại văn bản thông tin. Nội dung của bản tin là các sự kiện cập nhật, có thể thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều người và tạo được sức tác động xã hội. Thông tin trong bản tin cần mang tính xác thực cao. Ngôn ngữ trong bản tin thường ngắn gọn, sáng rõ, đơn giản. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, để gây ấn tượng mạnh với công chúng, người viết có thể sử dụng các biện pháp tu từ như ẩn dụ, so sánh, điệp ngữ,...
Tuy bản tin hướng đến việc cung cấp thông tin khách quan nhưng nó vẫn cho phép người viết thể hiện quan điểm của mình đối với sự kiện, con người, hiện tượng được đề cập, với điều kiện quan điểm của người viết không làm thay đổi bản chất của những thông tin được cung cấp.
Để đánh giá được cách đưa tin và quan điểm của người viết ở một bản tin, người đọc cần trả lời các câu hỏi: Tác giả bản tin là ai? Lập trường, thái độ của người viết là gì? Các nhân vật, sự kiện, số liệu,... trong bản tin được sắp xếp theo trình tự nào?
Vì sao tác giả lại lựa chọn cách sắp xếp đó? Những thông tin được cung cấp trong văn bản có thể kiểm chứng được không, có đáng tin cậy không?... Những câu hỏi này sẽ giúp người đọc có thể tiếp nhận thông tin một cách chủ động, tỉnh táo, từ đó xác lập cho mình một quan điểm, cách nhìn nhận đúng đắn về thực tại đời sống.
III. Văn bản nội quy, văn bản hướng dẫn nơi công cộng
Văn bản nội quy, văn bản hướng dẫn nơi công cộng thường xuất hiện ở những không gian như bảo tàng, di tích, trường học, thư viện,... giúp người đọc có thể hiểu rõ các yêu cầu, quy định cần được tuân thủ, từ đó có những hành vi đúng đắn, phù hợp.
Văn bản nội quy, văn bản hướng dẫn nơi công cộng có cấu trúc chặt chẽ, mạch lạc; ngôn ngữ khách quan, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.
IV. Sử dụng phương tiện phi ngôn ngữ
Mỗi loại phương tiện phi ngôn ngữ có chức năng biểu đạt nghĩa khác nhau. Các số liệu thường được sử dụng để cung cấp những thông tin cụ thể, chính xác. Các đường nối giữa các hình vẽ thường được dùng để biểu đạt mối quan hệ giữa các thông tin. Các biểu đồ, sơ đồ giúp trình bày thông tin một cách hệ thống. Các hình ảnh làm tăng tính hấp dẫn và trực quan của thông tin,... Tuỳ theo mục đích sử dụng mà người viết lựa chọn loại phương tiện phi ngôn ngữ phù hợp.
