Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đầy đủ những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.
Có nhiều loại biên bản: Biên bản ghi lại một sự kiện, biên bản ghi lại cuộc họp, biên bản hội nghị,... biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (như hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực,...).
Phần II - Yêu cầu đối với kiểu văn bản
a) Về hình thức, bố cục cần có:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên văn bản (biên bản về việc gì).
- Thời gian, địa điểm ghi biên bản.
- Thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản.
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, ghi đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa,...).
- Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể, chữ kí của thư kí và chủ tạo).
b) Về nội dung, thông tin cần đảm bảo:
- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.
- Nội dung ghi chép phải có trọng tâm, trọng điểm.
Phần III - Hướng dẫn phân tích kiểu văn bản
Đọc văn bản trong SGK trang 129, sau đó trả lời những câu hỏi sau:
Trả lời câu hỏi (trang 22 SGK Ngữ văn 6 tập 1)
Cho biết Biên bản họp lớp (thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 – 11) đã đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quy cách nêu dưới đây chưa?
• Có quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Có tên văn bản.
• Thông tin về thời gian, địa điểm ghi biên bản.
• Thông tin về thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản,
• Thông tin về diễn biến thực tế của cuộc họp, cuộc thảo luận hay vụ việc.
• Chữ kí của thư kí và chủ toạ.
Phương pháp giải:
Đọc kĩ biên bản trong SGK và xét xem từng đề mục ở trên đã đủ hay chưa.
Giải chi tiết:
Biên bản họp lớp (thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 – 11) đã đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quy cách nêu trên.
Đề bài: Giả sử trong một cuộc thảo luận nhóm (hoặc một cuộc họp lớp), em được giao nhiệm vụ làm thư kí. Hãy viết biên bản cuộc thảo luận (hoặc cuộc họp) ấy.
Phương pháp giải:
Dựa vào các quy định, yêu cầu viết biên bản và dựa vào biên bản đã cho trong SGK, em viết biên bản theo đề bài đã yêu cầu.
Giải chi tiết:
TRƯỜNG THCS NGHĨA TÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
LỚP: 6A1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỌP LỚP
Họp thống nhất vấn đề vệ sinh trường lớp
1. Thời gian địa điểm họp
- Thời gian: 14 giờ ngày 10 tháng 11 năm 2021.
- Địa điểm: Lớp 6A1, Trường THCS Nghĩa Tân.
2. Thành phần tham dự
- Cô giáo: Phạm Thị Ngọc Diệp (chủ nhiệm lớp).
- Toàn thể các bạn học sinh lớp 6A1.
3. Chủ toạ, thư kí cuộc họp
- Chủ toạ: Nguyễn Ngọc Duy (lớp trưởng)
- Thư ký: Phan Quỳnh Thư
4. Nội dung cuộc họp: Bàn kế hoạch “Giữ gìn vệ sinh môi trường lớp học và chăm sóc các bồn hoa, cây con trong vườn trường” do nhà trường phát động.
5. Diễn biến cuộc họp
a) Bạn Duy phổ biến kế hoạch “giữ gìn vệ sinh môi trường lớp học và chăm sóc các bồn hoa, cây con trong vườn trường” do nhà trường phát động và kế hoạch của lớp.
b) Thảo luận
- Bạn Thuý Diễm: Lớp ta phải quyết tâm giữ gìn vệ sinh trường lớp sạch sẽ, trang trí lại lớp cho đẹp, cho đúng với quy cách của một lớp học mà nhà trường đã đề ra và đồng thời hàng ngày lớp ta phải phân công tưới nước, bắt sâu, nhổ cỏ các bồn hoa và các cây con theo khu vực đã phân công cho lớp mình để cây mau lớn và tươi đẹp.
- Bạn Thanh Tùng: xung phong mang chổi quét trần nhà và mạng nhện.
- Bạn Nam Đức và bạn Nam Thuật nhận dán lại các khẩu hiệu và sửa soạn lại các lọ hoa trên tường.
- Bạn Hà nhận làm lại bảng theo dõi thi đua của lớp.
- Bạn Mai Hạ yêu cầu các tổ thay phiên nhau trực nhật, lau bàn ghế, cửa sổ, bảng đen.
- Bạn Thanh Hà yêu cầu cả lớp phân công nhau tưới nước các bồn hoa và vườn cây con của lớp mà trường phân công chăm sóc.
c) Kết luận của cuộc họp
- Toàn thể lớp sẽ tham gia làm vệ sinh lớp vào sáng ngày 14 tháng 10.
- Hàng tuần các tổ phân công trực nhật và tưới nước các bồn hoa, vườn cây.
- Mua thêm thùng tưới nước, khăn lau, chổi...
Cuộc họp kết thúc vảo lúc 16 giờ cùng ngày.
| Thư kí Chủ tọa |
(Đã kí) (Đã kí)
Phan Quỳnh Thư Nguyễn Ngọc Duy
Phần IV - Hướng dẫn quy trình viết
Bước 1: Chuẩn bị.
a) Tìm hiểu nội dung, mục đích cuộc thảo luận/ cuộc họp:
- Cuộc họp tiến hành ở đâu, vào thời gian nào?
- Thành phần tham dự là ai? Ai điều hành cuộc thảo luận/ cuộc họp?
- Các nội dung sẽ bàn luận là gì?
- Dự kiến biên bản sẽ có các phần, các mục như thế nào?
b) Chuẩn bị viết biên bản: người viết biên bản có thể ghi trước các mục, các phần cơ bản của một biên bản.
Bước 2: Viết biên bản.
- Lắng nghe các ý kiến trong cuộc thảo luận và ghi lại trung thực các ý kiến ấy theo trình tự thời gian.
- Viết biên bản một cuộc thảo luận/ cuộc họp là ghi lại tại chỗ những gì đang diễn ra ngay trong thời điểm ấy. Trong trường hợp này em đang thực hiện một bài tập thực hành nên biên bản có thể được viết sau cuộc thảo luận/ cuộc họp, dựa trên những tư liệu được lưu giữ, hoặc những gì mà em nhớ lại, về cuộc thảo luận/ cuộc họp này.
Nội dung, diễn biến của cuộc thảo luận/ cuộc họp thuộc phần chính của biên bản, cho nên cần chú ý ghi kĩ những ý dưới đây:
- Chủ tọa phát biểu về mục đích, nội dung chính cuộc thảo luận/ cuộc họp.
- Các thành viên tham dự phát biểu, trao đổi ý kiến.
- Chủ tọa phát biểu tổng kết.
Bước 3: Chỉnh sửa và đọc lại biên bản cho các thành viên dự họp nghe.
