I. VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH
1. Văn bản hành chính
Bao gồm:
- Các nghị định: gắn với các nghị định là các văn bản khác của các cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức chính trị, xã hội,...) như pháp lệnh, nghị quyết, thông tư, thông cáo, chỉ thị, quyết định,...
- Giấy chứng nhận: Gắn với giấy chứng nhận là các loại như văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh,...
- Đơn từ: Gắn với đơn là các loại văn bản khác như bản khai, báo cáo, biên bản,...
Ngôn ngữ hành chính
- Khái niệm: Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế, …(gọi chung là cơ quan), hoặc giữa cơ quan với cá nhân, hay giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở pháp lí.
- Các loại văn bản hành chính đề có một số đặc điểm tiêu biểu về ngôn ngữ như sau:
+ Về cách trình bày: Các văn bản đều được soạn thảo theo một kết cấu thống nhất, thường có ba phần theo một khuôn mẫu nhất định.
+ Về từ ngữ: Có một lớp từ ngữ hành chính được dùng với tần số cao. Ví dụ: căn cứ..., được sự ủy nhiệm của...; tại công văn số....; nay quyết định, chịu trách nhiệm thi hành; có hiệu lực từ ngày...; xin cam đoan...
+ Về kiểu câu: Có những văn bản tuy dài nhưng chỉ là kết cấu của một câu. Ví dụ: Chính phủ căn cứ... quyết định; điều 1, 2, 3... Mỗi một ý quan trọng thường được tách ra và xuống dòng viết hoa đầu dòng.
II. ĐẶC TRƯNG CỦA PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH
Ngôn ngữ hành chính có ba đặc trưng cơ bản: tính khuôn mẫu, tính chính xác và tính công vụ.
1. Tính khuôn mẫu
Tính khuôn mẫu thể hiện ở kết cấu 3 phẩn: Phần đầu, phần chính và phần cuối.
a. Phần đầu:
- Quốc hiệu - tiêu ngữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan ban hành văn bản (Chính phủ), bên dưới là số hiệu văn bản.
- Địa điểm, thời gian ban hành văn bản.
b. Phần chính: Nội dung chính của văn bản.
c. Phần cuối:
- Chức vụ, chữ kí và họ tên của người kí văn bản, dấu của cơ quan.
- Nơi nhận.
2. Tính minh xác
- Nguyên nhân: Văn bản hành chính được viết ra chủ yếu để thực thi.
- Biểu hiện:
+ Mỗi từ chỉ có một nghĩa.
+ Mỗi câu chỉ có một ý.
+ Không dùng các phép tu từ hoặc lối biểu đạt hàm ý.
+ Ngôn từ mang tính pháp lí.
3. Tính công vụ
Biểu hiện:
+ Hạn chế các từ ngữ biểu cảm ở mức tối đa.
+ Người kí văn bản: không bằng tư cách cá nhân mà với cương vị và trách nhiệm của người đại diện cho cả cơ quan và tổ chức.
+ Không sử dụng khẩu ngữ, phương ngữ địa phương.
