I. Khái niệm viết biên bản
- Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đầy đủ những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.
- Có nhiều loại biên bản: Biên bản ghi lại một sự kiện, biên bản ghi lại cuộc họp, biên bản hội nghị,... biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (như hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực,...).
II. Thể thức viết biên bản
- Đầu biên bản, phía bên phải ghi quốc hiệu và tiêu ngữ; phía bên trái ghi tên cơ quan chức năng có nhiệm vụ tổ chức cuộc họp, cuộc thảo luận hay xử lí vụ việc.
- Dưới từ "Biên bản", ghi khái quát vấn đề mà cuộc họp, cuộc thảo luận cần giải quyết hay nội dung của vụ việc cần xử lí, làm thành tên gọi của biên bản.
- Ghi thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, cuộc thảo luận, xử lí vụ việc,...
- Ghi thành phần tham dự và tên người chủ trì, người thư kí.
- Ghi diễn biến của cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc với các nội dung vụ thể, theo đúng thực tế đã diễn ra (bao gồm các ý kiến tường trình, phát biểu và kết luận).
- Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc.
- Người chủ trì và thư kí (tùy trường hợp, có thể thêm người làm chứng) kí tên.
III. Hướng dẫn quy trình viết biên bản
1. Trước khi viết
- Hình dung lại các cuộc họp, thảo luận cần được ghi biên bản (cuộc họp bản kế hoạch tổ chức một hoạt động; cuộc họp kiểm điểm tình hình thực hiện một dự án chung của lớp...).
- Xác định tên gọi của biên bản, đồng nghĩa với việc lựa chọn nội dung cho biên bản sắp viết.
2. Viết biên bản
- Viết phần mở đầu theo đúng thể thức.
- Viết phần chính của biên bản dựa theo trình tự hợp lí cần có trong cuộc họp, thảo luận với những nội dung cụ thể (có đánh số rõ ràng).
- Viết chi tiết về những nội dung quan trọng của cuộc họp, thảo luận như kế hoạch triển khai, giải pháp dự kiến, phân công công việc.
- Thuật lại đầy đủ các ý kiến đi vào trọng tâm của buổi họp, thảo luận, nhất là những ý kiến có giá trị.
- Viết đầy đủ nội dung kết luận của người chủ trì.
- Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, thảo luận và viết đầy đủ họ tên của người có trách nhiệm kí vào biên bản.
3. Chỉnh sửa biên bản
Dựa vào phần Thể thức của biên bản thông thường để tự kiểm tra và chỉnh sửa:
- Xem xét lại sự phù hợp giữa nội dung biên bản và tên biên bản.
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của việc ghi chép những vấn đề quan trọng nhất được bàn bạc, triển khai trong cuộc họp, cuộc thảo luận.
- Lược bỏ những ghi chép về các chi tiết không liên quan tới vấn đề chính của cuộc họp, cuộc thảo luận.
IV. Ví dụ viết biên bản
